Onderhandel volgens de Harvard methode

Ik heb al heel wat landen bezocht en toch moet ik er elke keer weer even aan wennen. Onderhandelen. De een lijkt er een natuurlijke gave voor te hebben, de ander doet geen moeite en betaalt liever te veel.

Niet alleen op vakantie, maar ook thuis en op het werk onderhandelen we heel wat af. Volgens het befaamde Harvard Negotiation Project (HNP) uit de jaren ‘80 zijn we daar niet goed in. Jarenlang onderzochten communicatiedeskundigen moeilijke onderhandelingssituaties. De conclusie: “Gebruikelijke onderhandelingstechnieken leiden vaak tot een onbevredigend resultaat. Onderhandelingen zijn vermoeiend en
hebben dikwijls een vervreemdend effect.”
 

HNP noemt drie resultaten van een goede onderhandeling:

1. Er komt een verstandige overeenkomst uit de bus
2. De methode is efficiënt
3. De methode moet de relatie tussen partijen niet schaden, liever verbeteren

Logisch, zou je denken. Maar in de praktijk zijn er meestal, na een lang proces, een winnaar en een verliezer die niet meer met elkaar willen praten. Voordat je verder leest denk eerst eens terug aan jouw laatste onderhandeling. Voldeed die aan de drie resultaten van goede onderhandelingen?
 

Ik laat je nu kort kennismaken met vier regels van principieel onderhandelen.

Regel 1: scheid de mens van het probleem
Elke onderhandelaar heeft twee belangen: de zaak zelf en de relatie. Scheid je deze niet van elkaar, dan worden de zakelijke belangen overheerst door de ego’s van de onderhandelaars. De kunst is om de relatie goed te houden en samen op zoek te gaan naar een overeenkomst.

Een aantal tips:

1. Erken emoties. Er staat veel op het spel en dus spelen er emoties, zowel bij jou als bij de ander. Signaleer ze, begrijp ze en erken ze. Maar reageer niet op emotionele uitbarstingen.

2. Leef je in je tegenstander in. Negeer zijn argumenten niet. Probeer de kracht van zijn argument te begrijpen, en de mate waarin hij hierin gelooft.

3. Begrijp de ander. Een goede onderhandelaar begrijpt de andere partij. Alleen dan kan hij het probleem van zijn tegenstander proberen op te lossen.

4. Betrek de ander in het proces. Als je dat niet doet, zal hij niet geneigd zijn om met het resultaat in te stemmen. Zeker niet als er een onaangename conclusie is.
 

Heb je net iemand het vel over de oren gehaald, moet je nu weer met hem gaan samenwerken! Dat is lastig. Beschouw bij de volgende onderhandelingen je tegenstander als partner en behandel hem ook zo.

Regel 2: richt je op belangen, niet op posities
Het is een veelvoorkomend tafereel in de ‘boardroom’. Elke partij kiest positie, graaft zich in, argumenten vliegen over tafel en aan het einde van de dag liggen de partijen nog verder uit elkaar. Foute boel.
 

Hoe kom je wel tot een goede oplossing? Volgens het Harvard Negotiation Project ligt de sleutel niet bij het verenigen van de posities, maar van de belangen. Belangen definiëren namelijk het probleem. De positie die een partij kiest, heeft alles te maken met de belangen van die partij. Als je probeert om de belangen van de andere partij te begrijpen, kun je elkaar stimuleren om tot een creatieve oplossing te komen. Een oplossing die de belangen van beide partijen dient. En dat is ook nog eens veel beter voor de verstandhouding dan al dat gekissebis.
 

Maak daarom een belangenlijst om de belangen van de partijen te overzien. Pas wanneer je de belangen in kaart hebt gebracht kan je echt op zoek gaan naar een creatieve oplossing.

Regel 3: zoek naar oplossingen in wederzijds belang
De relatie is gewaarborgd, de belangen zijn in kaart gebracht. Nu is het tijd om op zoek te gaan naar oplossingen. Drie valkuilen die je maar beter kunt vermijden...
 

1. Het zoeken naar dat ‘ene’ antwoord.
Verspil geen tijd aan deze zoektocht. Doe een brainstorm om te komen tot veel ideeën. Streep vervolgens de meest veelbelovende ideeën aan en bedenk verbeteringen voor deze ideeën. Beoordeel ze en beslis of je ermee door wilt gaan.
 

2. Alleen denken in termen van geld.
Er zijn vaak meer betaalmiddelen dan geld alleen. In een onderhandeling over een arbeidscontract kun je denken aan betaalmiddelen als tijd, zeggenschap, doorgroeimogelijkheden, speciale projecten of verlofregelingen. Pak je belangenlijst er nog eens bij. Bekijk nu per belang welke betaalmiddelen er mogelijk zijn.
 

3. Het is zijn probleem om zijn probleem op te lossen.
Fout. Omdat het succes van jouw idee afhankelijk is van de instemming van de andere partij, moet jij het die ander zo gemakkelijk mogelijk maken.

Regel 4: dring aan op objectieve criteria
In landen als India heeft de auto met de luidste toeter altijd voorrang. Een soortgelijke trend lijkt zich in het bedrijfsleven voor te doen. Als belangen echt met elkaar in conflict zijn, dan geldt het recht van de sterkste. Of van degene met de grootste mond.

In zo’n setting krijg je de neiging je stem te verheffen. Of je dreigt weg te lopen en de deur dicht te gooien. Niet doen! Het is verstandiger om de echte conflicten te bekijken aan de hand van objectieve criteria. Oftewel, de norm van de redelijkheid, efficiency of wetenschappelijke juistheid.
 

Hoe doe je dat?

1. Maak van elk geschilpunt een gezamenlijke zoektocht naar objectieve criteria.
2. Redeneer en wees ontvankelijk voor redeneringen vanuit de meest relevante normen en de toepassing daarvan.
3. Geef nooit toe aan pressie, alleen aan principes.

Dus als iemand meteen over een prijs begint, vraag dan naar zijn motivering. En sta vervolgens open voor goede argumenten. Een principieel onderhandelaar kan dit, een positioneel onderhandelaar niet.

En als het niet gaat zoals je wilt ...

Wat als de andere partij machtiger is?
Pas op dat je uiteindelijk niet opgescheept raakt met een overeenkomst die je nooit had moeten tekenen. Ontwikkel daarom een BAZO (Beste Alternatief Zonder Overeenkomst). Hoe beter je BAZO, hoe groter je macht.

Wat als de ander niet principieel wil onderhandelen?
Als de andere partij onderhandelt vanuit zijn positie, val die positie dan niet aan, maar kijk erachter. Als de andere partij jouw ideeën aanvalt, verdedig dan niet je ideeën, maar lok kritiek en advies uit: ‘Aan welke van uw overwegingen zou mijn voorstel voorbijgaan?’ Als de andere partij jou aanvalt, buig die aanval dan af naareen aanval op het probleem.

Wat als ze gemene trucjes gebruiken?
Vaak is het signaleren en hardop benoemen van de tactiek al genoeg om deze te neutraliseren. Let op dat je niet de persoon in twijfel trekt, maar de tactiek.
 

Kom je echt niet verder in de onderhandelingen ondanks het toepassen van de adviezen van het Harvard Negotiation Project? Overweeg dan eens om een derde partij als begeleider in te schakelen.

Mijn ervaring is dat wanneer je deze vier regels goed hanteert je er vaak verstandig en efficiënt uit kunt komen zonder dat de sfeer wordt verziekt. Het proberen waard dus!

Meer weten? Fisher, R., Ury, W., Patton, B. (2000). Excellent onderhandelen. Amsterdam: Business Bibliotheek.